À mon arrivée dans les études supérieures, j’ai vite compris que j’aurais beaucoup moins de temps et beaucoup plus (vraiment beaucoup plus) de choses à faire. Pour essayer de concilier au mieux mes études, mon travail et ma vie personnelle, je n’ai trouvé qu’une solution : m’organiser ! Et franchement cela m’a sauvé à plusieurs reprises.

Au fil du temps, j’ai développé de nombreuses compétences en la matière et j’ai pas mal de petites routines que j’applique toujours au quotidien pour être la plus productive et efficace possible tout en utilisant mon temps intelligemment. 

Je vous partage ici mes 5 grandes étapes pour s’organiser quotidiennement, et cela est valable pour tout le monde, que ce soit pour vos projets personnels, dans votre travail ou vos études, que vous soyez freelance ou salarié…

La première étape pour moi est en fait de vider mon cerveau de toutes ces tâches que j’ai à faire (et que je ne dois pas oublier). Notez sur papier, ou autre, tout ce dont vous avez à faire que ce soit à court, moyen ou long terme. Cela va vous permettre de ne pas les oublier et de réduire votre charge mentale.

Ensuite, une fois tout noté, je vous conseille de les classer, soit en fonction de quand elles doivent être réalisées, ou en fonction de leur thématique, de leur état (en cours, à faire…) etc…

C’est à ce moment que j’utilise un outil magique : Trello. Si vous ne connaissez pas c’est un site internet mais aussi une application qui vous permet de créer des « tableaux » dans lesquels vous venez inscrire vos tâches. L’avantage de cet outil c’est qu’il permet d’avoir une vue d’ensemble de ce que vous avez à faire, de trier ces tâches à la fois grâce à un code couleur mais également par colonne en fonction de la thématique. Vous pouvez également y mettre des deadlines…bref c’est outil assez chouette et qui est vraiment personnalisable pour vous laisser libre dans votre façon d’organiser votre to do list.

Sinon, de façon plus classique, vous pouvez vous créer une liste de toutes les choses à faire et venir les cocher une fois effectuées. Pour vous aider, je vous propose un modèle de to do list à télécharger.

L’agenda c’est mon deuxième indispensable. Sur le long terme, c’est là que je vais noter mes rendez-vous, que je vais avoir une visibilité sur mon année, son organisation, sa répartition…

Vous pouvez si vous le souhaitez opter pour un agenda papier. Cela a longtemps été mon cas, mais depuis quelques années je suis passée à un agenda numérique (Google agenda) car je le trouve plus pratique et plus flexible. Je peux décaler les rendez-vous facilement et surtout j’y ai accès partout sans avoir besoin de porter un agenda papier à chaque fois que je vais quelque part.

J’utilise également des codes couleurs pour distinguer les rendez-vous personnels, en lien avec le travail ou encore avec mes études.

Généralement, à la fin d’une semaine (ou juste avant une nouvelle semaine) je fais un point sur ce que j’ai réussi à faire et ce que je n’ai pas eu le temps de faire. Cela me permet d’organiser la semaine suivante en fonction de ma to do list globale et des évènements prévus. De cette façon, je répartis mes tâches en fonction de mon emploi du temps et j’entame ma semaine de façon plus sereine.

Pour cela, je vous conseille d’opter pour un semainier sur lequel vous notez ces tâches et les choses importantes que vous souhaitez accomplir. Pour vous aider, je vous ai réalisé un semainier que vous pouvez télécharger et garder avez-vous pour faciliter votre organisation.

Cette étape vous pouvez également la réaliser sur le mois, avec par exemple un planning du mois incluant les rendez-vous ou deadlines importantes et la répartition globale des autres tâches.

Et depuis quelque temps, j’ai laissé mon semainier papier pour mon agenda numérique qui me permet d’être plus flexible et d’avoir une vision rapide de tout ce que j’ai à faire.

Dans ma semaine j’inclus en plus de mes différents rendez-vous, des blocs de temps avec les tâches ou projets sur lesquels je dois travailler. Et pour cela j’utilise une autre couleur pour vraiment différencier ces blocs et les identifier comme étant de la planification.

C’est vraiment à vous de voir quel outil vous correspondra le mieux. Dans un premier temps avoir quelque chose de papier me paraît plus simple car se définir des blocs de temps précis n’est pas toujours facile, il est parfois compliqué d’avoir une estimation correcte du temps que l’on va passer sur une tâche.

Chaque début de journée je fais un point sur ce que j’ai prévu de faire et je liste les différentes tâches en les détaillant au maximum (par exemple au lieu de faire un point « blog » je vais faire un point « rédaction de l’article », un autre « relecture de l’article » et un dernier « publication de l’article »). Cela vous permettra de ne rien oublier et de faire les choses correctement mais cela va également vous encourager car vous « cocherez » des tâches accomplis plus régulièrement et cela vous motivera à continuer.

Un autre super outil pour cette étape : le daily planner !

Comme je vous le disais, il est difficile d’avoir une idée du temps à consacrer sur telle ou telle tâche, mais à force de pratiquer, vous aurez de plus en plus l’habitude. Avoir une idée du temps que cela prend et définir des blocs de temps cela permet de créer une to do list journalière réalisable. En effet, cela vous évitera de vous retrouver avec une quantité de choses à faire impossible en une seule journée et d’être déçu à la fin de celle-ci.

Enfin, le dernier conseil que je peux vous donner c’est de rester flexible. Il se peut (et c’est même sûr) que vous ayez des contretemps qui vous empêchent de faire ce qui est prévu. Aucun souci, ne vous torturez pas, ce que vous ne pouvez pas faire aujourd’hui, vous le ferez demain, c’est ok.

Attention quand même à ne pas confondre avec la procrastination, si vous ne pouvez pas faire une tâche c’est une chose, si vous n’êtes pas motivé à la faire s’en est une autre.

Pour anticiper le plus possible ces contretemps, je vous propose d’inclure des marges quand vous planifiez votre journée ou votre semaine. Par exemple si vous pensez avoir fini tel projet mardi, anticipez-le jusqu’au mercredi, comme ça vous ne serez pas stressé s’il prend plus de temps, et s’il est terminé à l’heure, tant mieux cela vous permet d’avancer sur d’autres choses.